Faktura pro forma to dokument, który często pojawia się w obrocie gospodarczym, choć nie jest uregulowany w przepisach prawa podatkowego. Nie jest fakturą w sensie ścisłym, nie wywołuje skutków księgowych ani podatkowych, ale pełni ważną funkcję informacyjną i handlową. Dla wielu przedsiębiorców to praktyczne narzędzie do zabezpieczenia transakcji jeszcze przed jej finalizacją.
Co to jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument wystawiany przed właściwą fakturą sprzedaży, który zawiera wszystkie dane istotne z punktu widzenia transakcji: dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, cenę, termin płatności itp. Jej głównym celem jest przedstawienie oferty handlowej w uporządkowanej, „fakturopodobnej” formie.
Najczęściej wystawia się ją:
- jako załącznik do oferty,
- przed wysyłką towaru,
- w celu wcześniejszego ustalenia warunków zapłaty,
- przy zamówieniach opłacanych z góry.
Nie rodzi obowiązku podatkowego ani po stronie sprzedawcy, ani nabywcy. Nie ewidencjonuje się jej w księgach, nie zgłasza do urzędu skarbowego, nie wlicza do deklaracji VAT.
Czy faktura pro forma to faktura?
Nie. Choć wygląda niemal identycznie jak klasyczna faktura VAT, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Nie może służyć do odliczenia podatku VAT, nie może być podstawą księgowania ani dokumentowania kosztów. Z punktu widzenia przepisów to jedynie informacja o planowanej transakcji.
Co za tym idzie:
- nie wymaga oznaczenia numerem z ewidencji sprzedaży,
- nie trzeba jej przechowywać zgodnie z zasadami archiwizacji faktur,
- nie nakłada obowiązku zapłaty – jest jedynie propozycją lub zapowiedzią faktury właściwej.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Choć nie ma obowiązkowych elementów określonych ustawą, faktura pro forma zazwyczaj zawiera:
- tytuł „Faktura pro forma” (zawsze wyraźnie odróżniający ją od faktury właściwej),
- datę wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- opis towarów lub usług,
- ilość, cenę jednostkową i wartość netto,
- stawkę i kwotę VAT (opcjonalnie – w zależności od potrzeby),
- wartość brutto,
- termin i sposób płatności,
- numer konta bankowego.
Najważniejsze – dokument musi być oznaczony jako „pro forma”, by nie zostać pomylony z fakturą sprzedaży. Tylko wtedy unikniemy problemów podczas ewentualnej kontroli lub błędnego zaksięgowania.
Czy można na podstawie pro formy żądać zapłaty?
Formalnie – nie. Faktura pro forma nie jest wezwaniem do zapłaty, ale często pełni tę rolę praktycznie. Nabywcy przyjmują ją jako informację o kwocie i danych do przelewu, a sprzedawcy traktują otrzymanie środków jako podstawę do wystawienia faktury VAT.
Tym samym – jeśli kontrahent opłaci pro formę, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę właściwą (nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zapłaty lub wydaniu towaru).
Kiedy warto stosować fakturę pro forma?
Faktura pro forma sprawdza się w wielu sytuacjach:
- gdy kontrahent oczekuje dokumentu do zatwierdzenia zakupu,
- przy sprzedaży z przedpłatą – jako podstawa do wykonania przelewu,
- w przetargach lub zamówieniach publicznych, gdzie wymagane jest przedstawienie oferty w formie faktury,
- przy transakcjach zagranicznych, gdzie pro forma pełni też funkcję dokumentu eksportowego.
To dobre narzędzie do usprawnienia obiegu informacji i zabezpieczenia transakcji przed finalizacją.
Podsumowanie
Faktura pro forma to nie faktura VAT – ale bywa nie mniej ważna. Choć nie rodzi skutków podatkowych, pozwala uporządkować komunikację z kontrahentem i często przyspiesza realizację zamówienia. Stosowana z głową, pomaga unikać nieporozumień i daje czas na formalne sfinalizowanie sprzedaży – już na gruncie przepisów księgowych i podatkowych.
