Faktura to nie tylko formalny dokument księgowy, ale także podstawa rozliczeń między stronami transakcji. Właściwie sporządzona daje bezpieczeństwo sprzedawcy i nabywcy, a błędy w jej treści mogą prowadzić do problemów podatkowych. Dlatego warto znać zasady, które porządkują proces wystawiania i przechowywania faktur.
Terminy i forma dokumentu
Fakturę można wystawić w wersji papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane elementy. Zasadą jest wystawienie dwóch egzemplarzy — jeden trafia do klienta, drugi pozostaje u sprzedawcy. Wyjątkiem są organy egzekucyjne, które stosują trzy egzemplarze.
Termin ogólny to 15. dzień miesiąca następującego po sprzedaży. Inaczej wygląda to w przypadku szczególnych branż: przy usługach budowlanych termin wynosi 30 dni, przy dostawie książek 60 dni, a przy druku nawet 90 dni. Fakturę wystawia się również na dzień płatności, jeśli chodzi o najem, usługi telekomunikacyjne czy dostawy energii. Kupujący może zażądać dokumentu w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub sprzedano towar.
Elementy obowiązkowe i rodzaje faktur
Na fakturze VAT muszą znaleźć się: numer dokumentu, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z NIP), opis towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, stawka i kwota VAT oraz wartość brutto. W przypadku faktury zaliczkowej konieczne jest wskazanie daty otrzymania płatności oraz odniesienie do umowy. Faktura końcowa powinna natomiast uwzględniać wcześniejsze wpłaty.
Jeśli po sprzedaży zajdzie potrzeba zmiany danych — przy zwrocie, rabacie czy korekcie ceny — wystawia się fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać odniesienie do pierwotnej faktury oraz poprawione wartości.
Podatnicy zwolnieni z VAT również mogą wystawiać faktury, choć w ich przypadku zakres danych jest ograniczony. Warto jednak wskazać podstawę prawną korzystania ze zwolnienia.
E-faktury, przechowywanie i metoda kasowa
Dopuszczalne są faktury elektroniczne w dowolnym formacie, o ile zachowują autentyczność i integralność. Wysłanie skanu papierowego dokumentu nie czyni go automatycznie e-fakturą — liczy się pewność, że treść nie została zmieniona.
Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. W przypadku małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową faktura powinna zawierać odpowiednią adnotację, ponieważ obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty.
