Podróże służbowe poza granicami kraju wiążą się z dodatkowymi kosztami dla pracownika, dlatego przepisy przewidują specjalne diety zagraniczne. Mają one na celu pokrycie wydatków na wyżywienie oraz drobne wydatki ponoszone w trakcie delegacji. Jakie są zasady ich naliczania i na co należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu diety?
Czym jest dieta zagraniczna?
Dieta zagraniczna to świadczenie wypłacane pracownikowi delegowanemu do pracy poza Polską. Jej celem jest pokrycie kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków związanych z pobytem za granicą. Nie jest to dodatek do wynagrodzenia, lecz forma rekompensaty za zwiększone koszty utrzymania podczas podróży służbowej.
Wysokość diety zależy od kraju, do którego wysyłany jest pracownik. Rząd określa stawki dla poszczególnych państw w specjalnym rozporządzeniu, co oznacza, że pracodawca nie może ich dowolnie ustalać. W niektórych przypadkach diety mogą być pomniejszane, jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie lub pokrywa koszty w inny sposób.
Jakie są zasady naliczania diet zagranicznych?
Dieta przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu za granicą, ale jej wysokość zależy od długości delegacji.
- Pełna dieta przysługuje za każdą pełną dobę pobytu.
- Za niepełną dobę powyżej 8 godzin pracownik otrzymuje połowę stawki.
- Za niepełną dobę do 8 godzin dieta wynosi 1/3 stawki dziennej.
Przykładowo, jeśli delegacja trwała 2 dni i 10 godzin, pracownik otrzyma pełną dietę za 2 dni oraz połowę diety za dodatkowe 10 godzin. Czas podróży również wlicza się do okresu naliczania diety, co oznacza, że liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski.
Wysokość diet w różnych krajach
Stawki diet zagranicznych różnią się w zależności od kraju, ponieważ koszty życia w poszczególnych państwach są inne. Przykładowo, dieta dla Niemiec wynosi inną kwotę niż dla USA czy Wielkiej Brytanii.
Dla przykładu, wysokość diet w niektórych popularnych krajach to:
- Niemcy – 49 euro,
- Francja – 50 euro,
- Wielka Brytania – 35 funtów,
- USA – 59 dolarów,
- Chiny – 55 dolarów.
Pełną tabelę stawek diet zagranicznych określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, które może podlegać aktualizacjom.
Kiedy dieta zagraniczna może być pomniejszona?
Nie zawsze pracownik otrzymuje pełną dietę – w pewnych przypadkach jej wysokość może być zmniejszona. Najczęstsze sytuacje, w których dieta jest pomniejszana, to:
- Zapewnione bezpłatne wyżywienie – jeśli pracownik otrzymał posiłki w ramach delegacji (np. hotel oferuje pełne wyżywienie), dieta jest obniżana zgodnie z przepisami:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety.
- Delegacja krótsza niż 8 godzin – w takim przypadku pracownik nie otrzymuje diety.
- Pobyt w placówce zagranicznej na stałe – osoby pracujące za granicą dłużej niż 3 miesiące mogą otrzymać jedynie część standardowej diety.
Jak rozliczyć dietę zagraniczną?
Rozliczenie diety zagranicznej odbywa się na podstawie dokumentów potwierdzających czas trwania delegacji. Pracownik powinien przedstawić raport z podróży, zawierający daty i godziny wyjazdu oraz powrotu. Warto także zachować bilety, potwierdzenia rezerwacji hotelowych oraz inne dokumenty, które mogą pomóc w ustaleniu prawidłowej wysokości diety.
Dieta jest zwolniona z podatku dochodowego i składek ZUS, ponieważ nie stanowi wynagrodzenia, lecz rekompensatę za dodatkowe koszty ponoszone przez pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie kształtować wysokość diet – musi stosować się do obowiązujących stawek.
Podsumowanie
Diety zagraniczne to forma rekompensaty za wyższe koszty utrzymania podczas delegacji poza Polską. Ich wysokość zależy od kraju, do którego udaje się pracownik, oraz długości podróży. Diety mogą być pomniejszane, jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne posiłki, a ich rozliczanie wymaga przedstawienia dokumentów potwierdzających czas pobytu.
Pracodawca nie może dowolnie ustalać wysokości diet – obowiązują oficjalne stawki określone przez rząd. Odpowiednie naliczanie i dokumentowanie diet jest kluczowe zarówno dla pracownika, jak i firmy, ponieważ wpływa na rozliczenia podatkowe i finansowe.
