Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT również mają obowiązek wystawiania faktur – szczególnie wtedy, gdy ich kontrahentem jest inny przedsiębiorca. Choć dokument ten nie zawiera podatku od towarów i usług, musi spełniać określone wymogi formalne, a jego nieprawidłowe wystawienie może skutkować problemami w rozliczeniach. Warto więc wiedzieć, jak powinna wyglądać faktura podatnika zwolnionego z VAT i co koniecznie musi się na niej znaleźć.
Kiedy można korzystać ze zwolnienia z VAT?
Zwolnienie z VAT może mieć charakter:
- podmiotowy – przysługuje przedsiębiorcom, których roczne obroty nie przekraczają limitu (w 2025 roku: 200 000 zł),
- przedmiotowy – dotyczy konkretnych rodzajów działalności, np. usług edukacyjnych czy medycznych, które ustawowo są zwolnione z podatku.
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie dolicza podatku do ceny, ale wciąż ma obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturą, jeżeli żąda tego nabywca będący czynnym podatnikiem VAT.
Jakie elementy powinna zawierać faktura bez VAT?
Choć faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego nie zawiera stawki ani kwoty VAT, musi zawierać inne, obowiązkowe elementy, takie jak:
- data wystawienia,
- numer faktury,
- imię i nazwisko (lub nazwa) sprzedawcy i nabywcy,
- adresy obu stron transakcji,
- numer NIP nabywcy (jeśli żąda faktury),
- nazwa towaru lub usługi,
- miara i ilość (lub zakres wykonanych usług),
- cena jednostkowa,
- łączna kwota należności.
Dodatkowo, na fakturze musi pojawić się informacja o podstawie zwolnienia z VAT, np.:
- „Zwolniony podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”,
- „Zwolniony przedmiotowo z VAT – art. 43 ust. 1 pkt (…) ustawy o VAT” – w zależności od konkretnej działalności.
Faktura bez VAT – wzór i praktyka
W praktyce faktura podatnika zwolnionego z VAT nie różni się znacząco od klasycznej faktury, poza brakiem kolumn dotyczących stawek i kwot VAT. Dobrą praktyką jest wyraźne oznaczenie, że faktura nie zawiera VAT – nie tylko przez wpisanie podstawy prawnej, ale również poprzez np. brak kolumny „kwota VAT” lub umieszczenie zera przy tej pozycji.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z oprogramowania do fakturowania, warto wybrać taki program, który automatycznie uwzględnia odpowiednią podstawę prawną oraz usuwa zbędne pola dotyczące VAT.
Czy klient może żądać faktury od podatnika zwolnionego?
Tak – zgodnie z przepisami, każdy nabywca będący przedsiębiorcą ma prawo zażądać wystawienia faktury, nawet jeśli sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT. W takim przypadku faktura musi zostać wystawiona w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, jeśli żądanie pojawiło się w terminie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Brak obowiązku ewidencjonowania VAT nie zwalnia więc z obowiązku dokumentowania sprzedaży – to częsty błąd początkujących przedsiębiorców, który może skutkować sporem z kontrahentem lub negatywną oceną w razie kontroli.
Jak poprawić błędnie wystawioną fakturę bez VAT?
Jeśli na fakturze zabrakło podstawy prawnej zwolnienia lub pojawiły się inne błędy, należy sporządzić fakturę korygującą. Korekta powinna zawierać:
- numer i datę pierwotnej faktury,
- wskazanie błędnych danych,
- poprawne dane,
- nową łączną kwotę do zapłaty (jeśli uległa zmianie).
Faktura korygująca również musi zawierać odniesienie do zwolnienia z VAT, jeśli dotyczy tej samej transakcji.
Podsumowanie
Faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego z VAT jest w pełni legalnym dokumentem sprzedaży i może być wymagana przez kontrahenta. Mimo że nie zawiera stawek i kwot VAT, musi spełniać określone wymagania formalne, w tym zawierać podstawę prawną zwolnienia. Dbałość o poprawne wystawienie faktury chroni przed problemami i podnosi wiarygodność przedsiębiorcy – także tego najmniejszego.
