Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który ma na celu ułatwienie procesu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur elektronicznych. System ten jest częścią cyfryzacji obiegu dokumentów podatkowych w Polsce i ma na celu uproszczenie rozliczeń VAT oraz zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych. W artykule przedstawimy, czym jest Krajowy System e-Faktur, jakie korzyści niesie dla przedsiębiorców, oraz jak prawidłowo korzystać z tego rozwiązania.
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to obowiązkowy system elektroniczny, w którym przedsiębiorcy muszą przesyłać faktury VAT w formie elektronicznej. System został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów jako narzędzie do ułatwienia obiegu dokumentów podatkowych i umożliwienia szybszego i łatwiejszego przesyłania faktur do administracji skarbowej.
Główne cele systemu to:
- Automatyzacja procesu fakturowania,
- Bezpieczeństwo obiegu dokumentów,
- Zmniejszenie ryzyka błędów podatkowych i oszustw VAT,
- Bieżąca weryfikacja poprawności faktur przez organy podatkowe.
Dzięki systemowi e-Faktur, faktura wystawiona przez podatnika jest przesyłana bezpośrednio do systemu KSeF, skąd automatycznie trafia do Urzędu Skarbowego, co upraszcza procedurę weryfikacji.
Kiedy należy zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Od 2022 roku Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, którzy muszą przesyłać faktury elektroniczne do systemu. System e-Faktur obejmuje wszystkie faktury VAT wystawiane w ramach działalności gospodarczej, niezależnie od tego, czy chodzi o sprzedaż krajową, czy eksport.
Korzystanie z systemu e-Faktur jest również obowiązkowe w przypadku:
- Faktur korygujących,
- Faktur wewnętrznych,
- Faktur zaliczkowych.
Warto pamiętać, że system e-Faktur obowiązuje tylko w zakresie faktur VAT. Przedsiębiorcy, którzy nie są podatnikami VAT, nie muszą przesyłać swoich faktur przez KSeF.
Jakie korzyści niesie Krajowy System e-Faktur?
Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur mogą liczyć na wiele korzyści, zarówno w zakresie uproszczenia obiegu dokumentów, jak i w obszarze bezpieczeństwa i zgodności z przepisami podatkowymi:
1. Skrócenie czasu obiegu faktur
Dzięki e-Fakturom, faktury są przesyłane automatycznie do Urzędów Skarbowych, co skraca czas oczekiwania na zatwierdzenie faktury przez administrację podatkową. Eliminacja papierowych faktur i ręcznego przesyłania dokumentów do skarbówki zmniejsza czas potrzebny na rozliczenie.
2. Zwiększenie bezpieczeństwa
Każda faktura przesyłana przez KSeF jest natychmiastowo weryfikowana przez system, co zapewnia szybkie wykrywanie ewentualnych błędów lub niezgodności. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko wystawiania nieprawidłowych faktur i oszustw VAT.
3. Wygodna archiwizacja
System KSeF automatycznie archiwizuje przesyłane faktury, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą przechowywać papierowych kopii dokumentów. Faktury są dostępne w systemie przez 5 lat, co ułatwia ich przechowywanie i późniejsze wyszukiwanie.
4. Mniejsza liczba pomyłek
Dzięki integracji z systemem e-Faktur, przedsiębiorcy mają mniej okazji do popełniania błędów przy wypełnianiu faktur, ponieważ system weryfikuje poprawność danych na bieżąco. Błędy mogą być szybko wykryte, a przedsiębiorca może je natychmiastowo skorygować.
5. Szybsze rozliczenie VAT
Korzystanie z systemu e-Faktur skraca czas potrzebny na rozliczenie podatku VAT. Faktura jest przesyłana bezpośrednio do systemu skarbowego, co pozwala na automatyczne obliczanie kwoty podatku i błyskawiczne przesyłanie deklaracji VAT.
Jak wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur?
Aby wystawić fakturę przez Krajowy System e-Faktur, przedsiębiorca musi:
- Zarejestrować się w systemie KSeF poprzez platformę ePUAP lub za pośrednictwem systemu autoryzowanego przez Ministerstwo Finansów (np. programy księgowe).
- Zainstalować odpowiednią aplikację lub skorzystać z oprogramowania księgowego, które obsługuje KSeF, w tym funkcje przesyłania i odbierania faktur.
- Wystawić fakturę w odpowiednim formacie XML, który jest wymagany przez Krajowy System e-Faktur.
- Przesłać fakturę do systemu. System natychmiastowo ją przetwarza i przekazuje do Urzędów Skarbowych.
Warto zwrócić uwagę, że każda faktura wystawiana przez przedsiębiorcę, która ma być przesyłana do KSeF, musi być w formacie XML, a nie PDF. Aplikacje księgowe automatycznie tworzą pliki XML na podstawie danych wprowadzonych do systemu.
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy związane z KSeF?
Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur mają pewne obowiązki, które muszą spełniać, aby system działał zgodnie z przepisami. Należy do nich:
- Zgłoszenie faktur do systemu – wszystkie faktury muszą być przesyłane do KSeF, a nie tylko do odbiorców.
- Archiwizacja faktur – przedsiębiorcy muszą przechowywać faktury przez 5 lat w systemie KSeF, co zapewnia ich dostępność w razie kontroli.
- Korekta faktur – faktury wystawione błędnie mogą być korygowane przez przedsiębiorcę w systemie KSeF, a następnie przesyłane z powrotem do Urzędów Skarbowych.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to obowiązkowy system do przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, który ma na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie przejrzystości oraz zminimalizowanie ryzyka oszustw podatkowych. Dla przedsiębiorców korzystających z systemu e-Faktur oznacza to szereg korzyści, takich jak oszczędność czasu, mniejsza liczba błędów w dokumentach i łatwiejsze zarządzanie fakturami. Aby prawidłowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy muszą zadbać o odpowiednią rejestrację w systemie oraz przestrzeganie przepisów dotyczących przesyłania i archiwizowania faktur.
