Kiedy w pierwotnej fakturze pojawi się błąd albo zmieniają się warunki sprzedaży, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. Nie jest to drobny dodatek do dokumentacji, lecz narzędzie mające wpływ na rozliczenia podatkowe i księgowe. Od poprawności wystawienia korekty zależy, czy urząd skarbowy zaakceptuje zmianę i czy przedsiębiorca uniknie problemów.
Obowiązek korekty i jej zawartość
Faktura korygująca staje się konieczna m.in. przy zwrocie towarów lub opakowań, udzieleniu rabatu, a także w sytuacji, gdy sprzedawca musi zmienić podstawę opodatkowania albo kwotę podatku. Dokument powinien zawierać numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, numer oraz datę faktury pierwotnej, a także wartości, które ulegają zmianie. Jeśli korekta obejmuje wszystkie dostawy czy usługi w danym okresie, wystarczy wskazać ogólną obniżkę, bez wyszczególniania każdego towaru z osobna.
Korekty „in minus” i „in plus”
Od 2021 roku korekty zmniejszające podstawę opodatkowania wymagają potwierdzenia ustaleń między sprzedawcą a nabywcą. Może to być dowód zapłaty, aneks do umowy czy korespondencja handlowa. Dopiero wtedy sprzedawca może ująć fakturę korygującą w rozliczeniu VAT za okres, w którym dokument został wystawiony.
Inaczej wygląda sytuacja przy korektach zwiększających podstawę opodatkowania. W takim przypadku sprzedawca rozlicza korektę w okresie, w którym pojawiła się przyczyna zmiany – nie musi czekać na żadne potwierdzenia ani dokumenty. To upraszcza procedurę, zwłaszcza gdy chodzi o pomyłki rachunkowe albo zdarzenia pojawiające się po wystawieniu faktury.
Wyjątki od obowiązku dokumentacyjnego
Nie każda faktura korygująca wymaga dodatkowej dokumentacji. Wyjątkiem są m.in. eksport towarów, wewnątrzwspólnotowe dostawy, a także usługi telekomunikacyjne czy dystrybucja energii. Podobnie jest w przypadku faktur ustrukturyzowanych – tutaj potwierdzenie odbioru nie jest konieczne, nawet jeśli korekta zmienia podstawę opodatkowania.
