Wiele instytucji i firm, które decydują się na szkolenie firmowe z zamówień publicznych, po raz pierwszy staje przed pytaniem: jak właściwie ta współpraca wygląda? Co trzeba przygotować, ile to zajmuje, jak dostosowuje się program i kto w ogóle powinien wziąć udział?
To uzasadnione pytania, bo szkolenie zamknięte z PZP różni się od otwartego kursu nie tylko tym, że odbywa się dla konkretnej grupy. Różni się też sposobem przygotowania, zakresem personalizacji programu i tym, co uczestnik dostaje po jego zakończeniu.
Poniżej opisujemy, jak taka współpraca wygląda w praktyce, krok po kroku.
Krok 1: Analiza potrzeb
Dobra współpraca przy szkoleniu firmowym z zamówień publicznych zaczyna się od rozmowy, nie od wyboru terminu z katalogu. Organizator, który od razu proponuje gotowy program bez żadnych pytań, traktuje klienta jak uczestnika szkolenia otwartego, a nie jak podmiot z własną specyfiką.
Na etapie analizy potrzeb warto ustalić kilka rzeczy. Jaki jest poziom zaawansowania uczestników? Czy to osoby z kilkuletnim stażem, czy ktoś, kto dopiero zaczyna pracę w zamówieniach? Jakie postępowania prowadzi dana instytucja lub firma: krajowe, unijne, sektorowe, mieszane? Czy były kontrole i jeśli tak, to jakie błędy zostały wykryte? Jakie zagadnienia są dla uczestników najtrudniejsze i gdzie najczęściej pojawiają się wątpliwości?
Te informacje pozwalają dopasować program do realnych potrzeb, a nie do uśrednionego uczestnika rynku zamówień publicznych.
Krok 2: Projektowanie programu
Na podstawie analizy potrzeb organizator przygotowuje propozycję programu. W przypadku szkolenia firmowego z PZP oznacza to wybór zagadnień, które mają największe znaczenie dla konkretnej grupy, i rezygnację z tematów, które są dla niej irrelevantne albo oczywiste.
Jeśli instytucja prowadzi głównie postępowania na roboty budowlane, program może skupić się na specyfice tej kategorii zamówień: warunkach udziału, kryteriach oceny ofert, typowych klauzulach umownych i orzecznictwie KIO w tym obszarze. Jeśli firma jest wykonawcą uczestniczącym w dużych przetargach, program może koncentrować się na ocenie SWZ, zasadach wnoszenia odwołań i skutecznym składaniu wyjaśnień w odpowiedzi na wezwania zamawiającego.
Dobry program szkolenia firmowego nie jest skrótem pełnego kursu otwartego. Jest inaczej ułożonym materiałem, który odpowiada na inne pytanie: nie „co mówi ustawa”, ale „co z tej ustawy ma dla nas największe znaczenie w praktyce”.
Krok 3: Ustalenie formy i logistyki
Szkolenie firmowe z zamówień publicznych może odbyć się w kilku formach, zależnie od potrzeb i możliwości organizacji.
Szkolenie stacjonarne w siedzibie klienta
To format, który sprawdza się przy większych grupach i gdy zależy nam na intensywnej interakcji z trenerem. Organizator przyjeżdża do klienta, co eliminuje koszty dojazdu uczestników i logistykę związaną z rezerwacją zewnętrznej sali.
Szkolenie stacjonarne w sali konferencyjnej
Jeśli siedziba instytucji nie ma odpowiednich warunków do przeprowadzenia szkolenia, można umówić się na wynajętą salę w wybranym mieście. ApexNet prowadzi szkolenia stacjonarne z zamówień publicznych w 12 miastach, co oznacza dostępność blisko większości dużych instytucji publicznych.
Szkolenie online dla rozproszonych zespołów
Gdy uczestnicy pracują w różnych lokalizacjach albo gdy harmonogram nie pozwala na wyjazd, szkolenie online pozwala zebrać cały zespół bez konieczności fizycznego spotkania. Format online sprawdza się szczególnie przy mniejszych grupach i przy szkoleniach o charakterze aktualizującym, gdzie kluczowa jest treść, a nie warsztaty wymagające bezpośredniego kontaktu.
Krok 4: Realizacja szkolenia
Samo szkolenie to nie wykład. Przynajmniej nie powinno być. Dobre szkolenie firmowe z PZP to praca na konkretnym materiale: analiza przypadków, omówienie zagadnień, które uczestnicy zgłosili przed szkoleniem, i przestrzeń na pytania w toku omawiania każdego tematu, a nie tylko w bloku „pytania i odpowiedzi” na końcu.
Trener, który ma bieżącą praktykę w zamówieniach publicznych, jest w stanie odnieść się do pytań, które nie były zaplanowane w programie. I właśnie ta zdolność do reakcji na niespodziewane pytania jest jednym z wyróżników dobrego szkolenia od przeciętnego.
Uczestnicy powinni opuścić szkolenie nie tylko z wiedzą o przepisach, ale z konkretnymi narzędziami do ich stosowania: listą pytań, które warto zadać przy ocenie oferty, kryteriami weryfikacji zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa, wytycznymi do konstruowania warunków udziału, które są proporcjonalne i odporne na odwołanie.
Krok 5: Materiały i wsparcie po szkoleniu
Szkolenie, po którym nie ma żadnego wsparcia, traci na wartości szybciej niż powinno. Prawo zamówień publicznych zmienia się i wiedza zdobyta w dniu kursu wymaga uzupełnienia w miarę jak pojawiają się nowe orzeczenia i nowelizacje.
Uczestnicy szkoleń ApexNet po zakończeniu kursu otrzymują roczny dostęp do platformy EduStrefa, gdzie dostępne są aktualizowane materiały, nagrania i możliwość kontaktu z ekspertami. Oznacza to, że inwestycja w szkolenie firmowe z zamówień publicznych nie kończy się w dniu szkolenia, ale rozciąga się na kolejne miesiące, kiedy uczestnicy wracają do materiałów w miarę potrzeby.
Co warto przygotować przed szkoleniem?
Ze strony zamawiającego szkolenie dobre przygotowanie to przede wszystkim zebranie od uczestników konkretnych pytań i problemów, z którymi mierzą się w pracy. Lista trzech do pięciu zagadnień, które w ostatnim roku były najtrudniejsze lub budziły wątpliwości, pozwala trenerowi zaakcentować właśnie te tematy i dać uczucie, że szkolenie odpowiada na realne potrzeby, a nie na abstrakcyjny program.
Warto też sprawdzić, czy w organizacji są aktualne procedury wewnętrzne, szablony dokumentów i instrukcje dla pracowników. Szkolenie to dobry moment, żeby zidentyfikować procedury, które wymagają aktualizacji po zmianach przepisów.
Jeśli chcesz omówić program szkolenia firmowego z zamówień publicznych dla swojego zespołu, skontaktuj się z ApexNet przez stronę apexnet.com.pl/kontakt. Dla zespołów, które chcą budować kompetencje systematycznie od podstaw do poziomu specjalisty, dedykowaną ścieżką jest Studium Zamówień Publicznych.
