Prowadzenie akt osobowych nie jest wyborem organizacyjnym, lecz obowiązkiem wynikającym wprost z Kodeksu pracy – a jego znaczenie ujawnia się szczególnie wtedy, gdy dokumentacja staje się dowodem w sporze między pracownikiem a pracodawcą.
Struktura akt osobowych – pięć części, jeden porządek
Dokumentacja pracownicza ma określoną strukturę, której nie można dowolnie modyfikować. Przepisy wskazują wyraźnie podział na pięć części, a każda z nich odpowiada innemu etapowi relacji pracowniczej.
Część A obejmuje dokumenty związane z rekrutacją, część B dotyczy przebiegu zatrudnienia, część C odnosi się do jego zakończenia, część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika, a część E obejmuje kwestie kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Ten podział porządkuje dokumentację i ułatwia jej późniejsze wykorzystanie. Każda część powinna zawierać wykaz dokumentów oraz zachowywać ich chronologiczną kolejność.
Część A i B – od rekrutacji do codziennego zatrudnienia
Pierwsza część akt skupia się na procesie ubiegania się o pracę. Znajdują się tu dokumenty potwierdzające kwalifikacje, doświadczenie oraz zdolność do wykonywania obowiązków.
Pracodawca przechowuje wyłącznie kopie dokumentów, a oryginały służą jedynie do wglądu lub sporządzenia odpisu – każda kopia musi zostać odpowiednio oznaczona jako zgodna z przedstawionym dokumentem.
Część B stanowi najbardziej rozbudowany segment akt. To tutaj trafiają dokumenty związane z zawarciem umowy i całym przebiegiem zatrudnienia. Obejmuje ona zarówno umowę o pracę, jak i dokumenty dotyczące BHP, regulaminów, urlopów, zmian warunków zatrudnienia czy pracy zdalnej.
Dokumentacja w tej części odzwierciedla realny przebieg zatrudnienia – od pierwszego dnia pracy aż po wszystkie decyzje wpływające na jego warunki.
Część C i D – zakończenie pracy i odpowiedzialność
Trzecia część akt koncentruje się na zakończeniu stosunku pracy. Obejmuje dokumenty związane z wypowiedzeniem, rozwiązaniem umowy oraz czynnościami, które towarzyszą temu procesowi.
Znajdują się tu między innymi kopie świadectwa pracy, dokumenty dotyczące rozliczeń czy ewentualnych zobowiązań pracownika. Ta część zamyka historię zatrudnienia w sposób formalny i kompletny.
Część D została wyodrębniona w celu uporządkowania dokumentów związanych z odpowiedzialnością pracownika. Trafiają tu informacje o karach porządkowych oraz powiązane z nimi dokumenty.
Istotne pozostaje to, że informacje o karach powinny zostać usunięte po roku nienagannej pracy, co oznacza konieczność kontrolowania zawartości tej części i jej aktualizacji.
Część E i dodatkowy podział dokumentacji
Najbardziej wyspecjalizowaną częścią akt pozostaje część E, która dotyczy kontroli trzeźwości oraz obecności substancji działających podobnie do alkoholu. Zawiera zarówno informacje z kontroli przeprowadzanych przez pracodawcę, jak i wyniki badań wykonywanych przez uprawnione organy.
Przepisy dopuszczają również dodatkowy podział akt na mniejsze segmenty tematyczne. W praktyce oznacza to możliwość tworzenia podczęści, które grupują dokumenty według określonych kryteriów.
Taki podział nie zmienia zasad – nadal obowiązuje chronologia, numerowanie dokumentów oraz pełna przejrzystość struktury.
Forma prowadzenia i przechowywanie akt
Akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Decyzja należy do pracodawcy, który może także stosować rozwiązanie mieszane.
W przypadku dokumentacji elektronicznej konieczne jest użycie systemu spełniającego wymagania techniczne oraz stosowanie podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.
Niezależnie od formy, dokumentacja musi być zabezpieczona przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W praktyce oznacza to kontrolę warunków przechowywania oraz ograniczenie dostępu wyłącznie do osób uprawnionych.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Czas przechowywania akt zależy od momentu zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku wynosi on 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
W przypadku wcześniejszych zatrudnień obowiązuje okres 50 lat, choć przepisy dopuszczają jego skrócenie do 10 lat po spełnieniu określonych warunków formalnych.
Odpowiednie przechowywanie akt przez wymagany czas stanowi obowiązek pracodawcy – a jego niedopełnienie może mieć konsekwencje zarówno prawne, jak i organizacyjne.
