Nowa klauzula w CV, wprowadzona w związku z wejściem w życie rozporządzenia RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), miała na celu zwiększenie ochrony prywatności kandydatów oraz określenie, w jaki sposób ich dane osobowe będą przetwarzane przez potencjalnych pracodawców. W artykule przyjrzymy się, jak wyglądała sytuacja przed RODO, jakie zmiany wprowadziło nowe rozporządzenie, oraz jak powinna wyglądać odpowiednia klauzula w CV.
RODO – co to jest?
RODO to rozporządzenie Unii Europejskiej, które weszło w życie 25 maja 2018 roku, a jego celem jest zwiększenie ochrony danych osobowych obywateli UE. Rozporządzenie to nakłada na firmy, instytucje i organizacje nowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym dane kandydatów do pracy.
Przed wejściem w życie RODO, firmy również były zobowiązane do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, ale nowe przepisy wprowadziły bardziej szczegółowe regulacje, które mają na celu większą kontrolę nad tym, w jaki sposób dane są zbierane, przechowywane i wykorzystywane.
Jak wyglądała sytuacja przed RODO?
Przed wejściem w życie RODO, w ogłoszeniach rekrutacyjnych oraz CV kandydatów często pojawiała się klauzula dotycząca zgody na przetwarzanie danych osobowych. Była to standardowa formuła, która w praktyce oznaczała, że kandydat wyrażał zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach rekrutacyjnych przez potencjalnego pracodawcę.
Typowa klauzula przed RODO:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy w celu realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.”
Nie była to jednak klauzula w pełni dostosowana do wymogów RODO, ponieważ nie precyzowała dokładnie, jakie dane będą przetwarzane, przez kogo, przez jaki czas i w jakim celu. Nie zawierała również informacji o prawach kandydatów związanych z przetwarzaniem danych.
Co zmieniło RODO w kwestii klauzuli w CV?
Wprowadzenie RODO wymusiło na pracodawcach oraz kandydatach do pracy bardziej precyzyjne określenie zasad przetwarzania danych osobowych. Nowa klauzula w CV musi być bardziej szczegółowa, aby spełniać wymagania RODO i zapewniać kandydatom pełną informację o tym, w jaki sposób ich dane będą wykorzystywane.
Kluczowe zmiany:
- Precyzyjne określenie celu przetwarzania danych Zgodnie z RODO, każdorazowe zbieranie danych osobowych musi być uzasadnione konkretnym celem. Klauzula w CV powinna jasno określać, że dane będą przetwarzane wyłącznie w celu rekrutacji na konkretne stanowisko i nie będą wykorzystywane do innych celów.
- Określenie podstawy przetwarzania danych W nowej klauzuli powinno znaleźć się odniesienie do podstawy prawnej przetwarzania danych. Dla większości przypadków rekrutacyjnych podstawą jest zgoda kandydata, ale może to być także konieczność realizacji umowy lub obowiązek prawny.
- Wskazanie okresu przechowywania danych Zgodnie z RODO, kandydat musi wiedzieć, jak długo jego dane będą przechowywane przez pracodawcę. Klauzula w CV powinna zawierać informację o okresie przechowywania danych lub, w przypadku braku tego okresu, wskazanie kryteriów ustalania tego okresu.
- Informacja o prawach kandydatów Zgodnie z RODO, kandydat ma prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawiania, usuwania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także do wycofania zgody w dowolnym momencie. Nowa klauzula musi zawierać informację o tych prawach oraz o sposobie ich realizacji.
- Precyzyjne wskazanie administratora danych Zgodnie z RODO, w klauzuli powinno pojawić się także wskazanie administratora danych osobowych, czyli podmiotu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych, a także dane kontaktowe do tego podmiotu, w tym, ewentualnie, inspektora ochrony danych.
Przykład nowej klauzuli w CV po RODO:
„Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej aplikacji (w tym imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, doświadczenia zawodowego i wykształcenia) przez [nazwa firmy] w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska].
Mam świadomość, że moje dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego, a także że przysługuje mi prawo do dostępu do moich danych, ich poprawiania, usuwania oraz ograniczania ich przetwarzania.
Administratorem moich danych osobowych jest [nazwa firmy] z siedzibą w [adres firmy], z którą mogę się skontaktować w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.”
Co powinien zrobić kandydat, aby chronić swoje dane?
Chociaż nowe przepisy zapewniają lepszą ochronę danych osobowych, kandydat powinien także podejmować kroki w celu ochrony swojej prywatności:
- Sprawdzenie, czy klauzula jest zgodna z RODO – przed wysłaniem aplikacji kandydat powinien upewnić się, że klauzula o ochronie danych osobowych zawiera wszystkie wymagane informacje.
- Zgoda na przetwarzanie danych tylko w określonym celu – jeśli firma prosi o zgodę na przetwarzanie danych do innych celów, takich jak przyszłe rekrutacje, warto rozważyć wyrażenie zgody tylko na przetwarzanie danych w ramach bieżącej rekrutacji.
- Ostrożność w udostępnianiu danych – w aplikacjach należy unikać podawania nadmiaru informacji, takich jak numery PESEL, dane o stanie zdrowia, czy dane o wyznaniu, które mogą być zbędne w danym procesie rekrutacyjnym.
Podsumowanie
Nowa klauzula w CV po wejściu w życie RODO miała na celu zwiększenie ochrony danych osobowych kandydatów do pracy. Dzięki szczegółowym wymaganiom wynikającym z RODO, proces przetwarzania danych jest teraz bardziej przejrzysty i zabezpieczony. Pracodawcy muszą zapewnić pełną informację o tym, jak będą wykorzystywane dane osobowe kandydatów, a ci z kolei powinni dbać o to, by klauzula w ich CV była zgodna z wymogami ochrony danych osobowych.
