Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to instrument, który umożliwia pracodawcom wspieranie pracowników w ramach szeroko pojętej działalności socjalnej. Aby fundusz mógł działać, niezbędne są regularne odpisy – naliczane zgodnie z przepisami i przekazywane w określonych terminach. Warto wiedzieć, jak prawidłowo je obliczyć, kiedy trzeba je wpłacić i co wpływa na ich wysokość.
Jak ustala się liczbę zatrudnionych?
Podstawą do naliczenia odpisów jest przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku. Wylicza się ją, sumując przeciętne liczby pracowników z każdego miesiąca, a następnie dzieląc przez 12. W przypadku firm działających krócej niż rok – obliczenia dokonuje się proporcjonalnie do okresu aktywności. Istotne jest uwzględnienie osób zatrudnionych na różnych etatach – również w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli są zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Wysokość odpisów na rok 2025
Wysokość odpisu ustalana jest na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego roku – a jeśli wynagrodzenie z drugiego półrocza było wyższe, można przyjąć je jako podstawę. Pracodawca może zastosować:
- odpis podstawowy – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia,
- odpis podwyższony – 50%, dla osób pracujących w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- odpisy dla młodocianych pracowników – od 5% do 7%, w zależności od roku nauki.
Wysokość tych odpisów jest aktualizowana każdego roku w oparciu o dane Głównego Urzędu Statystycznego.
Terminy przekazywania środków
Pracodawca nie musi wpłacać całej kwoty od razu. Przepisy przewidują dwa podstawowe terminy:
- do końca maja – należy przekazać co najmniej 75% przewidywanej rocznej kwoty odpisów,
- do końca września – pozostała część, w tym ewentualne zwiększenia.
Wpłaty dokonuje się na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Środki z tego konta mogą być wykorzystywane wyłącznie na cele socjalne, zgodnie z regulaminem ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy.
Dodatkowe zwiększenia odpisów
Niektóre sytuacje uprawniają pracodawcę do naliczenia dodatkowych środków na fundusz. Dotyczy to m.in. zatrudniania osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności oraz objęcia funduszem emerytów i rencistów – byłych pracowników. W takim przypadku wysokość odpisu ulega zwiększeniu o określoną ustawowo wartość procentową.
Roczna korekta odpisu
Po zakończeniu roku, pracodawca powinien przeprowadzić korektę wysokości odpisu. Celem jest dopasowanie go do faktycznej średniej liczby zatrudnionych w ciągu roku. W zależności od różnicy między planowanymi a rzeczywistymi danymi, może zaistnieć konieczność dopłaty lub przeniesienia nadpłaty na kolejny rok.
Podsumowanie
Odpisy na ZFŚS to nie tylko formalność – to również realne środki, z których można finansować dofinansowania do wypoczynku, zapomogi, czy inne formy wsparcia dla pracowników. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe naliczenie wysokości odpisu, przestrzeganie terminów przekazania środków i właściwe zarządzanie funduszem. Dzięki temu ZFŚS może być skutecznym narzędziem polityki socjalnej w każdej firmie.
