Zaległe płatności potrafią skutecznie zachwiać płynnością finansową firmy. Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się skierować sprawę na drogę sądową, może (a wręcz powinien) spróbować odzyskać należność w sposób polubowny. Przedsądowe wezwanie do zapłaty to pierwszy formalny krok w kierunku odzyskania długu – a jednocześnie ważny dowód, że wierzyciel próbował załatwić sprawę bez udziału sądu.
Czym jest przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo kierowane przez wierzyciela do dłużnika, w którym domaga się on uregulowania konkretnej kwoty w określonym terminie. Choć przepisy nie narzucają obowiązku wysyłania takiego wezwania, jego brak może działać na niekorzyść wierzyciela w ewentualnym postępowaniu sądowym – zwłaszcza jeśli sąd uzna, że nie było wcześniej próby ugodowego rozwiązania sporu.
W praktyce wezwanie pełni funkcję sygnału ostrzegawczego: jeśli dłużnik nie zapłaci, sprawa trafi do sądu, a następnie do komornika. Bardzo często już samo otrzymanie pisma wystarcza, by skłonić kontrahenta do uregulowania długu.
Co powinno zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty?
Choć wezwanie nie ma urzędowego wzoru, warto zadbać o to, by było kompletne i przejrzyste. Skuteczne przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać:
- dane wierzyciela i dłużnika (nazwy firm, imiona i nazwiska, adresy, NIP-y),
- datę i miejsce sporządzenia pisma,
- dokładne określenie kwoty zadłużenia oraz podstawę roszczenia (np. numer faktury, umowy),
- termin, do którego należność powinna zostać uregulowana – najczęściej 7 lub 14 dni,
- numer rachunku bankowego do wpłaty,
- informację o dalszych krokach, jakie zostaną podjęte w przypadku braku zapłaty (np. skierowanie sprawy do sądu lub do windykacji),
- podpis osoby reprezentującej wierzyciela.
Dodatkowo można dołączyć kopię niezapłaconej faktury lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie zobowiązania. Takie załączniki wzmacniają wiarygodność pisma.
W jakiej formie wysłać wezwanie?
Wezwanie do zapłaty najlepiej przesłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, co daje twardy dowód, że dłużnik je otrzymał. Alternatywnie można skorzystać z e-maila, ale tylko wtedy, gdy taka forma kontaktu była wcześniej ustalona – na przykład w umowie. W praktyce, najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem pozostaje forma pisemna – z dowodem nadania i odbioru.
Co daje wezwanie do zapłaty?
Przede wszystkim – szansę na odzyskanie należności bez angażowania sądu i ponoszenia dodatkowych kosztów. To również istotny element dokumentacji, który może zostać dołączony do pozwu, jeśli sprawa jednak trafi do sądu. Pokazuje on, że wierzyciel działał w dobrej wierze i próbował rozwiązać sprawę polubownie.
Dodatkowo – w wielu przypadkach samo otrzymanie pisma przez dłużnika jest impulsem do zapłaty. Nie każdy opóźniony kontrahent to celowy dłużnik – czasem wystarczy przypomnienie.
Czy wezwanie do zapłaty jest konieczne?
Z prawnego punktu widzenia – nie. Można złożyć pozew bez wcześniejszego wezwania do zapłaty. Jednak w praktyce jego brak może osłabić pozycję wierzyciela, zwłaszcza gdy druga strona twierdzi, że nie wiedziała o roszczeniu albo nie miała okazji uregulować długu dobrowolnie.
Dlatego nawet jeśli nie jest wymagane, przedsądowe wezwanie do zapłaty to bezpieczny i rozsądny krok. W wielu przypadkach okazuje się też wystarczające – bez konieczności dalszego działania.
Podsumowanie
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to prosty, ale skuteczny sposób na odzyskanie zaległych należności. Dobrze przygotowane pismo, wysłane w odpowiedniej formie, może rozwiązać problem zanim sprawa trafi do sądu. Dla wierzyciela to także dowód rzetelności i próby działania polubownego – co w ewentualnym procesie ma niebagatelne znaczenie. Zanim więc podejmiesz kroki prawne, warto spróbować tej jednej kartki papieru. Czasem tyle wystarczy.
