Stawka za 1 km przebiegu pojazdu ma znaczenie wtedy, gdy pracownik wykorzystuje prywatny pojazd do celów służbowych, a pracodawca rozlicza przejazdy na podstawie kilometrówki. W 2026 roku wskazane w tekście stawki nie uległy zmianie, dlatego przy obliczaniu zwrotu kosztów nadal trzeba brać pod uwagę rodzaj pojazdu, a w przypadku samochodu osobowego także pojemność skokową silnika. To właśnie od tych danych zależy maksymalna kwota, jaką można naliczyć za każdy przejechany kilometr.
Kiedy stosuje się kilometrówkę?
Kilometrówka służy do rozliczania tras pokonanych prywatnym pojazdem w ramach obowiązków służbowych. Pracownik wykazuje przejechane kilometry, a następnie mnoży je przez właściwą stawkę. W ten sposób ustala się kwotę zwrotu kosztów za używanie samochodu, motocykla albo motoroweru, który nie należy do pracodawcy.
Rozliczenie wymaga zgody pracodawcy na wykorzystanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Bez niej sama liczba kilometrów nie tworzy jeszcze podstawy do wypłaty zwrotu, choć — jak to w formalnościach — papier bywa mniej efektowny niż podróż, ale zazwyczaj ważniejszy.
Stawka za 1 km dla samochodu osobowego
W 2026 roku limit dla samochodu osobowego zależy od pojemności silnika. Dla auta o pojemności skokowej do 900 cm³ stawka wynosi 0,89 zł za 1 km. Dla samochodu z silnikiem powyżej 900 cm³ obowiązuje stawka 1,15 zł za 1 km.
Takie rozróżnienie oznacza, że przy tej samej trasie pracownik korzystający z większego samochodu może otrzymać wyższy zwrot. Przykładowo przejazd prywatnym autem o pojemności powyżej 900 cm³ na dystansie 600 km daje kwotę 690 zł, ponieważ 600 km pomnożone przez 1,15 zł daje właśnie taki wynik.
Stawki dla motocykla i motoroweru
Kilometrówka obejmuje również inne pojazdy niż samochody osobowe. W przypadku motocykla stawka za 1 km przebiegu w 2026 roku wynosi 0,69 zł. Dla motoroweru limit jest niższy i wynosi 0,42 zł za 1 km.
Rodzaj pojazdu trzeba wskazać prawidłowo, ponieważ każda kategoria ma własną stawkę rozliczeniową. Pomyłka w tym miejscu może zafałszować kwotę zwrotu, a księgowość — jak wiadomo — rzadko traktuje twórczą interpretację liczb jako przejaw artystycznej odwagi.
Podstawa rozliczenia i możliwe zmiany
Limity stosuje się przy wydatkach związanych z używaniem prywatnych pojazdów do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Stawki wynikają z przepisów dotyczących zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nienależących do pracodawcy.
W tekście wskazano także, że Ministerstwo Infrastruktury przedstawiło projekt zmian. Zakłada on podwyższenie limitów oraz rozszerzenie zasad na pojazdy elektryczne, hybrydowe i wodorowe. Zgodnie z opisem projektu nowe stawki mają zależeć od rodzaju napędu oraz mocy pojazdu, z progiem 75 kW. Do czasu wejścia zmian w życie rozliczenia należy jednak prowadzić według obowiązujących stawek.
